Um estudo de caso sobre a seleção de Software de Gestão de Contratos

Empresa de serviços profissionais reduz custos e melhora a produtividade com o sistema de software integrado.

"Eu poderia satisfazer o governo, mas eu não poderia dar aos gestores as informações necessárias para fazer seu trabalho", diz Shannon Winston, Controller para Apex Ambiental.

Apex Ambiental, como muitas empresas de serviços profissionais com uma vantagem competitiva, oferece um grupo muito diversificado de serviços para o governo e clientes comerciais. Gerenciar e acessar dados é crítica, com cada contrato. Recentemente - depois de anos usando múltiplos sistemas de software, planilhas e dados suplementares, manualmente transferência de um sistema incompatível para outro - Apex Ambiental adquirido e implantado um sistema único software (desenvolvido pela Wind2 Software - [http://www.wind2.com] ) que trata de toda a operação e atende a clientes dos setores público e privado, com um pacote integrado. O novo sistema agiliza o planejamento, gestão e requisitos de informação para toda a empresa. Ele também ajuda a gestores de contrato ganhar mais contratos, gerenciá-los de forma mais eficiente, e torná-los mais rentáveis ​​porque automatiza todo o processo - desde a abordagem proposta técnica inicial para a auditoria DCAA close-out com maior eficiência e confiabilidade.

Complexidades de negócios:

Como uma abrangente empresa de serviços de saúde, segurança e meio ambiente, a Apex Ambiental é especializada em trabalhos de consultoria e remediação. Profissionais especialistas, técnicos e de campo da empresa estão localizados em 10 escritórios em 25 estados, e os serviços incluem o cumprimento, avaliações ambientais, remediação, saúde e segurança, gerenciamento de programas, gerenciamento de energia e tecnologia da informação.

Todos os clientes, é claro, exigem acompanhamento cuidadoso, relatório e faturamento de trabalho real e despesas diretos do projeto. Os clientes da empresa do governo, no entanto, também exigir estrita adesão a uma série de exigências definidas pela CAS, FAR e DCAA. Ao trabalhar com os seus contratos de governo, membros da equipe Apex deve meticulosamente responsáveis ​​por gastos gerais permitido (que pode variar consideravelmente de contrato para contrato), eles devem seguir diretrizes rígidas para o tempo ea entrada custa, e eles devem relatar acusações diretos do projeto e sobrecarga no pré -aprovado formas de governo.

Além de ser uma empresa de consultoria ambiental, simplesmente cobrando honorários de serviços profissionais, a Apex também tem uma divisão de construção 6.000 mil dólares americanos que realiza trabalhos de recuperação real no campo. Em apoio a esta divisão, a equipe Apex também deve lidar com atividades relacionadas à construção - gerando ordens de compra, gestão de subcontratados, e contratar e pagar os trabalhadores da construção.

Busca de soluções:

Apex Ambiental tem tentado lidar com essa complexa mistura de dados de rastreamento e os requisitos em uma variedade de maneiras ao longo dos anos. Durante seus primeiros anos no negócio, a empresa utilizou um sistema de manutenção de registros manual. Rapidamente superando o sistema manual, os líderes da empresa adquiriu um programa de contabilidade básica, em um esforço para automatizar a operação. Esse programa conseguiu os aspectos financeiros do negócio, mas não ofereceu suporte para os requisitos de informação governamentais.

Pensando que tinha encontrado a resposta, a Apex comprou um sistema de contabilidade projetado especificamente para fornecedores do governo. Embora este programa fez um trabalho melhor de gerenciamento de informações necessárias para a comunicação do governo, a gestão de projetos e recursos de relatórios gerais eram fracos. Em uma tentativa de compensar a falta de funcionalidade do software de contabilidade, pessoal de escritório usado planilha e vários programas de processamento de texto para gerar relatórios e outros documentos nos formatos que eles precisavam. Como resultado, os membros da equipe foram constantemente re-introdução de dados do sistema de contabilidade para esses programas complementares - uma duplicação demorado e frustrante de esforço.

"Eu poderia satisfazer o governo, mas eu não poderia dar aos gestores as informações necessárias para fazer seu trabalho", diz Shannon Winston, Controller para Apex Ambiental.

Quando a empresa decidiu substituir este sistema peça-refeição com um sistema de software mais poderoso e útil, o requisito mais importante para o novo software foi a flexibilidade.

"Nós não queremos um software diferente para diferentes tipos de trabalho", explica Winston. "O software que estava procurando tinha que ter a flexibilidade para fazer tudo o que precisava para fazer no trabalho, tanto privado e setor governamental."

O custo era outra consideração. Apex líderes queriam um sistema que pudesse atender a todas as necessidades atuais, expandir sua funcionalidade para atender às necessidades futuras e ainda vendem por um preço razoável. A empresa simplesmente não quer gastar US $ 100.000 para um sistema de software, mesmo que poderia lidar com as suas necessidades.

Reunião requisitos do contrato e os objetivos de negócio:

Depois de extensas comparações de investigação e de produto, Apex ambientais decisores escolheu um sistema de negócios de Wind2 Software que integra funções gerais de contabilidade com faturamento de projetos e relatórios, controle de orçamento, análise de lucro, gestão de funcionários, desenvolvimento de proposta de custo, contas a receber de rastreamento e governo gestão de contratos. O sistema é flexível o suficiente para lidar mix da empresa de clientes e atividades de hoje, e sua escalabilidade torna capazes de fazer mais que a empresa cresce.

"Precisávamos de uma aplicação que vamos nos focar em ser um negócio inteligente primeiro, enquanto ainda lidar com as nossas necessidades governamentais específicos do contrato completamente", diz Winston. "Wind2 nos permite lidar eficientemente com todos os requisitos de nossos projetos do governo federal, estadual e local, sem sacrificar boas práticas de negócios sólidos e simples. Essa flexibilidade é realmente o que torna este programa tão bem adaptado para uma empresa como a nossa, que tem tantas atividades diferentes e uma mistura de governo e trabalho do setor privado. "

Como todos os fornecedores do governo, a Apex Ambiental deve cumprir todas as exigências do governo de contabilidade (por exemplo, FAR, CAS, propostas custo incorrido, DCAA de orientação) e se preparar para as auditorias do governo. De acordo com Winston, a empresa está economizando centenas de horas de trabalho a cada mês, eliminando o uso de planilhas eletrônicas e software de contabilidade simples para atender a auditoria rigorosa e requisitos de informação de seus contratos de governo. Estes recursos estão agora liberados para apoiar o trabalho e à terra novos contratos.

Novo software Apex está totalmente equipado para atender o contrato de 17 e tipos de faturamento definido pelo DCAA, incluindo preço fixo, de custo acrescido, e tempo e materiais. Ele aborda "Outros transação autoridade" (OTA) e lida com contratos práticas de cronometragem, os custos diretos e indiretos, despesas gerais e G & A, as taxas de custos não autorizados, pré-prêmio custa, propostas de custos incorridos e facturação corretamente.

Dentro de dois meses de instalar o novo software, a Apex foi capaz de reduzir as suas contas a pagar pessoal com o atrito de seis pessoas para cinco. Os membros da equipe não precisa mais calcular manualmente as taxas de despesas ou inserir dados em dois sistemas para preparar relatórios. E eles têm acesso imediato a dados financeiros e projeto que tem sido disponível para eles no passado.

Winston explica desta forma: "Quando um vendedor chama perguntando sobre um pagamento, os funcionários podem agora consultar o banco de dados para encontrar a resposta. Em vez de pesquisar através de antigos relatórios impressos e arquivos, nós simplesmente encontrar o registro de fornecedor e pesquisar no banco de dados para ver todas as notas fiscais e pagamentos. "

De acordo com Winston, Apex Ambiental tem agora o sistema que precisa lidar com seu espectro complexo de governo e trabalho do setor privado. E os líderes da empresa sabe que, como seu negócio continua a crescer e evoluir, a flexibilidade inerente do sistema Wind2 e escalabilidade vai deixá-los expandir sua funcionalidade em qualquer direção que escolheu para ir.

Estudo de caso fornecido pelo Wind2 Software, Inc., em conjunto com o Gestor de Contrato Virtual, LLC (www.virtualcontractmanager.com). Wind2 tem mais de 3.000 empresas clientes na América do Norte, Wind2 fornece soluções de software para a gestão de contrato com o governo, pontualidade, contrato de custeio, faturamento, gerenciamento de projetos, contabilidade financeira, gestão de relacionamento com clientes e automação de marketing. Contato: Nicholas T. Bettis, Tel: 800-779-4632. Fax: 970-493-4578. E-mail: nbettis@wind2.com. [Http://www.wind2.com]...